PRIVACYVERKLARING 

Colisse & co vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Colisse & co vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Als Colisse & co vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Colisse & co vzw

Guido Gezellestraat 37 9090 Melle

info@colisse.be

09/231.09.69

 

 WELKE PERSOONSGEGEVENS WE VERWERKEN EN WAAROM 

Uw persoonsgegevens worden door Colisse & co vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

 

  • Het verzekeren van vrijwilligers;

  • Het aansluiten van leden bij de overkoepelende organisatie “Opendoek”;

  • Het organiseren van theatervoorstellingen en aanverwante activiteiten;

  • Het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader;

  • Het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers;

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Colisse & co vzw;

  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

 

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding;

  • M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer);

  • Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning;

  • Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.).

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

 

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Colisse & co vzw.

 

 VERSTREKKING AAN DERDEN 

 

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

 

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

  • Het verzekeren van onze vrijwilligers via de overkoepelende organisatie “Opendoek”;

  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

  • Aansluiting bij de overkoepelende organisatie “Opendoek”.

 

Met die partijen maken wij daarover uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze te allen tijde in te trekken.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

 BEWAARTERMIJN 

 

Colisse & co vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer (bv. bij een wettelijke of decretale verplichting/ voor het versturen van nieuwsbrieven), hetzij indien de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door Colisse & co vzw dit rechtvaardigt.

 

 BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS 

 

Wij hebben passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Dit betreffen maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

 

  • Alle personen die namens Colisse & co vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

  • Het digitaal ledenbestand bij Opendoek is enkel via een persoonlijke login en wachtwoord toegankelijk.

 

Alle gegevens worden strikt bijgehouden door de leden van de raad van bestuur van Colisse & co vzw.

 

 UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS 

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en Colisse & co zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

 

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

 

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

 

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

 

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.colisse.be.

 

 KLACHTEN 

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen. We hopen echter dat het nooit zo ver dient te komen en wij eventuele problemen steeds binnen onze verenging kunnen aanpakken en oplossen.

 

 WIJZIGING PRIVACYVERKLARING 

 

Colisse & co vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Onderaan dit document vermelden we wanneer de verklaring het laatst werd aangepast.

 

Melle, 30 mei 2021.